Témoignage Gestion du courrier

La gestion du courrier avec MultiGest à l’ARS Normandie

Interview de Alexandre DEBRAINE, Secrétaire Général Agence Régionale de Santé (ARS) de Normandie.

L’ARS de Normandie a choisi EFALIA  pour se doter d’un outil rapidement, à la fois simple et capable de fonctionnalités étendues pour la gestion de ses courriers. La mise en place de l’outil était cruciale dans une phase de regroupements des ARS Haute et Basse Normandie, dans un contexte d’optimisation de ressources et dans une structure multi-sites.

Q: Quels ont été les paramètres ayant conduit au choix de MultiGest au sein de l’ARS de Normandie?

Nos critères principaux étaient la simplicité d’utilisation pour les utilisateurs, la possibilité d’étendre l’utilisation sur plusieurs sites, la capacité du fournisseur à nous accompagner rapidement et complètement dans le projet, et tout cela bien sûr, à un coût raisonnable.

Q: La solution MultiGest développée par EFALIA a-t-elle répondu à vos attentes?

Dans l’ensemble oui; les interfaces ont tout de suite plu à tous les niveaux de la hiérarchie pour leur simplicité. La structure « full web » du produit nous a permis de transférer le traitement du courrier sur un seul site sur lequel des ressources étaient disponibles. Dès la numérisation, les courriers sont accessibles par les utilisateurs à l’écran et peuvent être traités sur tous les sites. C’est très important car nous avons des contraintes réglementaires fortes pour les délais de réponses aux courriers que nous recevons.

Q: Pouvez vous nous décrire le mode d’utilisation de la solution ?

MultiGest est utilisé par nos 400 agents pour le traitement de la totalité du courrier entrant à l’Agence. Ces courriers sont numérisés sur un de nos sites puis envoyés via bannettes électroniques et workflows documentaires vers les personnes en charge de les traiter.

Q: Avez-vous rencontré des difficultés?

Bien sûr, comme dans tout projet de dématérialisation, nous avons eu notre lot de difficultés soit organisationnels soit techniques. Pour ces derniers, nous avons travaillé en étroite collaboration avec EFALIA pour les résoudre. Nous continuons d’ailleurs à le faire pour améliorer le fonctionnement du produit, soit par paramétrage, soit en influant sur la roadmap de MultiGest: nous faisons la « chasse aux clics »!

Q: Quelles sont les perspectives pour ce projet?

La mise en place ayant été faite très rapidement en quelques mois début 2016, nous sommes en phase de stabilisation de l’application et de son utilisation.  Comme je l’ai dit, nous travaillons avec EFALIA pour fluidifier nos processus.

Au-delà, nous visons à intégrer nos courriers sortants et peut être élargir l’utilisation à d’autres types documentaires.

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